Een sabbatical nemen, dat lijkt je wel wat. Een periode niet werken, echt vrij zijn en tijd nemen voor jezelf. Maar, hoe regel je een sabbatical? Wat komt daar bij kijken? Kortom: hoe zorg je dat jouw sabbatical van idee naar werkelijkheid gaat?
Eerder schreef ik al over het waarom van een sabbatical nemen. Dat lees je hier. Ben je op zoek naar concrete tips voor tijdens je sabbatical, kijk dan hier.
Een sabbatical is iets leuks. Je kijkt er waarschijnlijk erg naar uit en wilt misschien wel dat het morgen al begint. Misschien sta je op het punt om je werkgever te bellen en te vertellen dat je een sabbatical wil. Of misschien denk je er al tijden over na, maar vind je het lastig om de beslissing te maken en het daadwerkelijk te gaan realiseren. In welke situatie jij je ook bevindt, bezint eer gij begint!
Begin met het einde in zicht
Elke sabbatical is uniek. Er zullen veel specifieke omstandigheden zijn voor jou of jouw werkomgeving die meespelen in de afweging om een sabbatical te nemen. Toch denk ik dat de volgende stappen je op weg kunnen helpen in je keuzeproces.
1. Wat is het doel van je sabbatical?
Een sabbatical nemen doe je niet zomaar en ook niet regelmatig. De meeste mensen hebben niet de mogelijkheid om te pas en te onpas vrij te nemen en met (onbetaald) verlof te gaan. Daarnaast zou dat in meerdere opzichten ingrijpend zijn.
Een sabbatical klinkt voor velen misschien als een grote droom, waarin je de volledige vrijheid hebt om te doen en te laten wat je wilt. En dat is het in een zekere zin ook. Maar als we het daarbij laten gaan we te kort door de bocht. Een sabbatical levert je wat op, kan ik zeggen uit eigen ervaring, maar in andere opzichten kost het je ook wat. Het is een flinke investering.
Daarom als eerste deze vraag: wat is voor jou het doel van het nemen van een sabbatical? En zegt dat doel ook iets over je onderliggende motivatie om nu deze keuze te maken?
Daarnaast vind ik het belangrijk om te vragen of jij voelt dat jouw afweging om een sabbatical te nemen (of een periode niet te werken) een vrijwillige keuze is.
Is het echt iets wat jij wilt doen? Of is het iets wat je doet voor anderen of om een ander vraagstuk te ontlopen? (Bijvoorbeeld dat je baan je teveel is, er sprake is van een conflict op de werkvloer, etc.) In dat geval: zijn er misschien andere keuzes of vormen van verlof die in jouw situatie meer aan de orde zijn in plaats van een sabbatical?
Voordat je overgaat tot de praktische regelzaken is het wel belangrijk na te gaan wat je intrinsieke motivatie is. Hierin is natuurlijk geen goed of fout aan de orde. Je kan allerlei redenen hebben om een sabbatical te nemen. Maar een stukje zelfreflectie vooraf kan je helpen om het daadwerkelijk regelen van je sabbatical makkelijker en aangenamer te maken. En dat het echt aansluit bij je behoeftes.
2. Wat zijn de financiële consequenties van een sabbatical?
Wanneer je een sabbatical neemt, doe je dit meestal vanuit een situatie waarin je betaald krijgt voor je werk. Je bent gewend aan een bepaald inkomen en je hebt waarschijnlijk ook structurele lasten per maand.
Een sabbatical komt er in de praktijk vaak op neer dat je onbetaald verlof neemt. Het is misschien een open deur, maar een periode niet werken betekent dus dat je maandelijkse inkomsten wegvallen.
Naast je reguliere maandsalaris moet je niet vergeten dat niet werken ook betekent dat je geen pensioen en vakantiedagen opbouwt, geen vakantiegeld krijgt over die periode en ook geen recht hebt op een eventuele bonus/winstdeling.
Als je een sabbatical neemt betaal je als het ware jouw salaris aan je werkgever om drie maanden (of langer) vrij te kunnen zijn. Het is mooi als je dat kunt doen, maar in financieel opzicht spreken we dus wel van een behoorlijke investering.
Er zijn uitzonderingen denkbaar en het is belangrijk hiervoor je CAO, arbeidsovereenkomst of personeelsregeling te lezen. Wat staat hierin over het nemen van een sabbatical of onbetaald verlof?
Bij sommige bedrijven bestaat de mogelijkheid (bijvoorbeeld in de vorm van een employability fonds) om (deels) betaald verlof op te nemen voor een sabbatical. Dit betekent niet direct dat je volledig doorbetaald wordt, maar het kan er wel voor zorgen dat de omstandigheden om een sabbatical te nemen wat gunstiger zijn.
Je kunt er beter van te voren vanuit gaan dat je dit ook niet krijgt en op basis van het minimale je afweging maken. Hierbij kijk je niet alleen naar de korte termijn maar ook de impact op de langere termijn, de periode na je sabbatical.
Een sabbatical heeft dus hoe dan ook behoorlijke financiële consequenties! En ik zeg het bewust zwart wit, ook al zullen er in de praktijk soms andere afspraken gemaakt kunnen worden.
Tips om de financiële gevolgen van een sabbatical te verzachten
- Werk een periode voor je sabbatical meer dan je contracturen om extra verlofdagen op te bouwen.
- Benut (een deel) van je vakantiedagen en overleg met je werkgever hoe je eventueel opgespaard saldo kunt inzetten.
- Spaar minimaal een jaar voorafgaand aan de sabbatical al je extra’s zoals vakantiegeld, bonussen etc.
- Kijk eens goed naar je maandelijkse uitgaven van bijvoorbeeld de afgelopen drie maanden. Schrijf op wat de echt noodzakelijke uitgaven zijn en bereken daarop wat je als ondergrens nodig hebt om rond te komen. Schrap alle overige niet noodzakelijke uitgaven en ga met lichtere maandlasten je sabbatical in. (Dit helpt je overigens meteen voor de langere termijn om meer te sparen.)
3. Maak een sabbatical plan
Een sabbatical brengt het plaatje met zich mee van een spontane vrije beslissing, die je op een onverwachts moment maakt. Na één telefoontje met je leidinggevende stap je het vliegtuig in en zit je vervolgens in je korte broek op het strand met een cocktail in de hand.
Er zijn vast ergens op de wereld mensen voor wie bovenstaande de realiteit is geweest, maar het is volgens mij niet hoe het voor de meesten van ons zal werken.
Het klinkt misschien wat officieel, maar ik heb weleens tegen Remco gezegd dat mijn sabbatical bijna een persoonlijk project te noemen was.
Een sabbatical vraagt met name vooraf een planmatige aanpak. In ieder geval in je hoofd maar liever nog op papier. Natuurlijk hoeft er geen uitgebreid document te liggen van x pagina’s. Begin maar eens met een simpel A4-tje en daar op te schrijven hoe jij het een en ander voor je ziet. Je hoeft het ook niet met iedereen te delen maar doe het in ieder geval voor jezelf.
Zoals je hierboven al las heeft een sabbatical consequenties. Ben je bereid om deze te dragen en kun je ze ook dragen?
Een plan voor jezelf en je werkgever
Daarnaast is er nog een belangrijke ander in dit verhaal, waar je wel degelijk mee te maken hebt. En dat is je werkgever.
Je bent namelijk in dienst (of werkt bijvoorbeeld structureel voor een bepaalde opdrachtgever) en jouw keuzes hebben ook gevolgen voor hen. Je hebt waarschijnlijk een overeenkomst en daar kun je niet zomaar even onderuit of deze eenzijdig wijzigen.
Probeer het, jouw sabbaticalplan, dan ook eens te bezien vanuit het perspectief van jouw werkgever. Dat vergroot de kans op het uiteindelijk realiseren van een sabbatical.
Een plan is nodig om voor jezelf scherp te krijgen en te kunnen verwoorden:
- Waarom je een sabbatical wilt.
- Wat het doel is van jouw sabbatical.
- Wanneer je met verlof zou willen gaan.
- Hoe lang deze periode moet duren.
- Wat je het liefst wilt doen tijdens je sabbatical.
- Hoe je de financiële gevolgen opvangt.
Maar een plan is ook nodig om voor jezelf én je werkgever helder te krijgen:
- In hoeverre je sabbatical bijdraagt aan jouw persoonlijke én professionele ontwikkeling.
- Wat het van je werkgever en collega’s vraagt om jouw verzoek voor een sabbatical goed te keuren.
- Hoe je het overdragen van je werkzaamheden voor je ziet. Kun je hierin meedenken en ben je bereid om dit zo gunstig mogelijk te maken voor je collega’s?
- Wat de voor- en nadelen zijn van een sabbatical. Hierbij richt je je natuurlijk vooral op de eerste. Toch is het goed om te laten merken dat je rekening houdt met eventuele risico’s of nadelige gevolgen en hier ook vooraf met je werkgever over wilt spreken.
- Welke verschillende scenario’s er zijn in jouw voorstel. Waar moet je werkgever eigenlijk ja tegen zeggen?
Hét sabbatical gesprek
Oké! Je wilt een sabbatical. Je hebt er goed over nagedacht en je weet dat je het ook (financieel) kan doen. Misschien heb je zelfs al een klein plannetje gemaakt. Maar dan? Dan komt het moment…
Het gesprek met je werkgever!
Het is niet mogelijk om vanaf hier in te schatten bij wat voor werkgever jij werkt. Wat voor sector, wat voor ervaringen jij in de samenwerking hebt en hoe jouw persoonlijke contact is met je leidinggevende. Ik heb geen idee! Maar ik hoop dat de volgende tips je helpen in deze fase van het sabbatical regel proces.
1. Overval je werkgever niet
Er zijn best wel wat mensen die niet zo houden van verrassingen of situaties die invloed op hen hebben, maar waar ze weinig controle over ervaren.
Spontaniteit mag zeker, en enthousiasme ook (jij hebt natuurlijk zin in je sabbatical!). Maar vergeet niet dat je werkgever op dat moment wel andere dingen aan zijn/haar hoofd kan hebben. Daarom de tip om even na te denken wanneer en op welke manier je je leidinggevende of werkgever deelgenoot maakt van je sabbatical plan.
Direct daarop aanvullend de tip om niet te wachten tot het allemaal super goed uitkomt. Dit soort zaken komen namelijk nooit 100 procent goed uit. Het is altijd druk, er zijn altijd nieuwe projecten en er zijn altijd wel redenen waarom het niet gelegen komt.
Maar wanneer jij achter je plan staat en het wilt realiseren, zal je toch deze keuze moeten maken en tot actie overgaan. Dit geldt trouwens voor zowel de werkcontext als privé.
Praktisch kan het helpen om je leidinggevende per e-mail of telefoon aan te geven dat je graag een moment inplant om in gesprek te gaan. Dat je wilt praten over een verzoek wat je hebt omtrent jouw inzet en verlof. Je kan ervoor kiezen concreet te noemen dat je een sabbatical voor ogen hebt en hierover in gesprek wilt. Dit hangt nauw samen met jouw communicatiestijl en doe vooral wat prettig voor jou voelt.
Het gaat er vooral om dat er een gesprek komt, maar dat beide gesprekspartners vooraf weten wat jouw belangrijkste agendapunt is.
Tot slot is het goed om even na te denken over de personen met wie je dit gesprek het beste kunt voeren. Ik zou het niet achter de rug van je direct leidinggevende om bespreken, maar het kan tactvol zijn om (als dit past in de lijn van jullie werkwijze) een HR-adviseur te betrekken.
In algemene zin denk ik dat openheid en duidelijkheid, ook voordat je in gesprek gaat, helpend kan zijn. Hoe de ander reageert weet je nooit, maar kies dan in ieder geval voor een integere houding vanuit jezelf.
2. Het recht van je werkgever
Wanneer je in gesprek gaat met je werkgever, wees je dan bewust van jullie verhoudingen. Mijn insteek: je bent gelijkwaardig. Je hebt beiden een handtekening gezet onder een overeenkomst en dus rechten en plichten.
Je hoeft aan de ene kant zeker niet vanuit onderdanigheid te smeken om een sabbatical maar tegelijkertijd is het goed te beseffen dat je werkgever zeker niet verplicht is je verzoek te accepteren (tenzij anders overeengekomen in bijvoorbeeld de CAO of je arbeidsovereenkomst).
Een sabbatical is als het goed is jouw vrijwillige keuze. Je kan je werkgever er misschien minder aardig om vinden, maar hij kan goede redenen hebben (of niet zulke goede redenen) om je verzoek af te wijzen.
Besef dit voordat je in gesprek gaat.
Stel dat dit gebeurt, die afwijzing. Wat zal jouw reactie dan zijn? Denk hier vooraf over na zodat je een strategie kiest die zowel op korte als lange termijn helpt om alsnog je plan te realiseren en / of een goede werkrelatie voort te kunnen zetten.
3. Onderhandel en wees flexibel
Dan volgt eindelijk het gesprek zelf over jouw plan om een sabbatical te nemen. Dit gesprek is min of meer een onderhandeling. Zelfs al heb je altijd open en prettig contact met elkaar en kun je alles met je leidinggevende bespreken. Uiteindelijk is een sabbatical ook een zakelijke aangelegenheid.
Er zijn verschillende scenario’s denkbaar van hoe jouw gesprek kan verlopen, met twee uitersten:
- Je werkgever is super enthousiast, snapt je helemaal en gaat direct akkoord met je voorstel.
- Je werkgever is totaal verrast, ziet alleen maar beren op de weg en weigert jou de mogelijkheid om met sabbatical te gaan. In een worst-case scenario stelt hij je voor de keuze om, als je het echt graag wilt, dan maar ontslag te nemen.
Het zal vast zijn voorgekomen, maar denk je dat bovenstaande twee reacties de meest gangbare zijn? Ik denk het niet.
Ik denk dat het meest waarschijnlijke is dat je gesprekspartner je aanvullende en wellicht wat kritische vragen gaat stellen over je voorstel. Je manager zal er sowieso over na moet denken en waarschijnlijk intern afstemmen met directie/HR of noem het maar. Vervolgens zal waarschijnlijk in overleg besproken moeten worden wat wel en niet kan. Welke belangen er nog meespelen, welke alternatieven of randvoorwaarden gesteld worden, etc.
Wat is jouw strategie om je doel te bereiken?
Het is dus handig voordat je het gesprek ingaat een onderhandelingsstrategie te kiezen.
Waar neig jij naar?
- Breng je je voorstel als ‘take it or leave it’ en bij geen akkoord, neem je ontslag?
- Stel je de vraag en noem je gelijk je alternatieven en geef je al je onderhandelingsruimte weg waardoor je hoe dan ook bij het minimale uitkomt? Bijvoorbeeld 1 maand in plaats van 6?
- Geef je helder weer wat je beoogde plan is (en jouw belangrijkste randvoorwaarden), waarom je dit wil en welke zaken je graag gezamenlijk uit wil komen.
Een andere optie is om puur aan te geven dat je de behoefte hebt aan een sabbatical en de vraag open neerlegt bij je werkgever: wat zijn hierin de mogelijkheden?
In de praktijk denk ik dat elke werkgever dan zal vragen om een concreet beeld van deze vraag. Men wil weten waar ze ja (of nee) op kunnen zeggen. Daarnaast ben jij degene die iets wil, dus mag vanuit jouw kant ook wel wat actie verwacht worden.
Het kan best zijn dat je 2 of 3 gesprekken nodig hebt om tot overeenstemming te komen over jouw sabbatical verzoek. Dat is zelfs nog voordat je concreet alles in gang zet.
Hou hier rekening mee voordat je staat te springen om met sabbatical te gaan en gun jezelf en je werkgever wat (be) denk- en regeltijd. Verwacht niet dat je in een week dus op de Bahama’s zit. :)
Onbezorgd genieten van je sabbatical
Het gesprek is geweest. Je hebt met je werkgever (mondelinge) afspraken gemaakt en het is zover. Je hebt groen licht, tijd voor de sabbatical! Je doet je laptop en telefoon uit en loopt de deur uit?
Of toch nog niet?
Over het algemeen is er nog wel een periode van werken tussen het moment van gesprek en het moment dat je sabbatical ingaat. Het is belangrijk dat je deze tijd ook benut om de afspraken concreet te maken voor jezelf en voor je werkgever. En ook hiervoor heb ik een paar tips voor je.
1. Zet de afspraken op papier
Stel dat je hebt besproken dat je er 6 maanden tussenuit gaat voor een sabbatical. Dit is een lange periode en ondanks dat alles mondeling helder lijkt te zijn, kan het echt geen kwaad de afspraken te bevestigen op papier. Het is immers ook een ‘wijziging op je arbeidsovereenkomst’ en de meeste werkgevers zullen dit dus sowieso schriftelijk bevestigen.
Neem zelf ook het initiatief om de belangrijkste randvoorwaarden en inhoudelijke afspraken op te nemen in deze wijziging zodat jijzelf en je werkgever in de toekomst (waarin alles er weer heel anders uit kan zien) ook nog weten wat er besproken is.
Kijk nog eens naar het lijstje bij de voorbereidingen over de financiële consequenties. Stem af met je werkgever hoe dit in jouw situatie is. Hoe zit het met je pensioenopbouw, hoe zit het met ziekte tijdens je sabbatical e.d.
Bedenk ook wat je doet als het financieel tegenvalt of als je langdurig ziek wordt. Kun je dan eerder terugkomen en vervalt daarmee je sabbatical of is er op een later moment tijd om dit in te halen. Kijk hoe je elkaar hierin tegemoet kunt komen en leg dit vast.
2. Denk na over de communicatie
Communicatie is altijd belangrijk en rondom een sabbatical helemaal. Spreek met je werkgever af met wie je over je sabbatical afspraken maakt. Doe je dit met je leidinggevende of moet alles ook naar HR? En wie informeert je collega’s? Wie informeert je eventuele klanten over je (tijdelijke) afwezigheid en op welke manier doe je dit?
Wanneer je intentie is om je werk, na je sabbatical, weer te hervatten is het essentieel om ook de omgeving op een goede manier mee te nemen in deze keuze en verwachtingen uit te spreken. Je hebt er niks aan als er tijdens je afwezigheid onduidelijkheid ontstaat over de afspraken of over jouw intentie om bijvoorbeeld de organisatie te verlaten etc. Vanuit collega’s of anderen met wie je in je werk te maken hebt.
Wat spreek je daarnaast af over communicatie tijdens je verlof? Wil je dit wel of niet? En zo ja, op welke manier? Als je echt los wil komen van je werk is het niet handig dat je bijvoorbeeld nog je mailbox bijhoudt of je werktelefoon aan laat. Hierover kun je afspraken maken die bij jou passen en ook aansluiten bij de behoefte van je werkgever.
Mijn tip is om af te spreken dat er één persoon is die je privé gegevens heeft voor geval van nood en dat er vaste momenten zijn (bijvoorbeeld eens per maand of een vooraf gepland evaluatiemoment) waarop je contact hebt met dezelfde persoon. Bijvoorbeeld je manager. Ook helpt het dat jouw inbox tijdelijk beheerd wordt door een collega of alles automatisch naar iemand anders wordt doorgezet. Een alternatief is een hele duidelijke out of office reply.
Duidelijk communiceren is de key. Een sabbatical gaat niet alleen jouzelf aan. Neem de anderen vooraf goed mee in dit proces. Dat komt je sabbatical en jouw gevoel van vrijheid echt ten goede!
3. Een sabbatical of toch ontslag?
Het is bijna zover. Je kunt na al deze tips en suggesties bijna overgaan tot het regelen van je eigen sabbatical. Maar, nog heel even deze vraag:
Waarom neem je een sabbatical en neem je eigenlijk geen ontslag?
Je kan nu denken dat dat toch vrij logisch is? Een sabbatical is een gekaderde periode van onbetaald verlof. Hierop kun je je voorbereiden en (financieel) rekening houden met de consequenties. Vervolgens ga je weer verder met je baan. Ontslag nemen is veel rigoureuzer en betekent een niet gekaderde onbetaalde periode met meer onzekerheid.
Een sabbatical suggereert namelijk dat je sowieso weer terug wil naar je werkgever om je eigen (of misschien andere) baan weer te hervatten. Maar wil je dit ook echt?
Een sabbatical is over het algemeen echt anders dan een lange vakantie. Er gaat soms een hele periode van overdracht aan vooraf en afhankelijk van het type werk dat je doet, moet je bij terugkomst je werk ook weer opbouwen. Wanneer je zeker weet dat je na je sabbatical niet nog 6 maand of langer bij je werkgever wil werken, dan moet je je serieus afvragen of een sabbatical dan de passende stap is om nu te zetten.
Hiervoor is het goed om terug te gaan naar je doel. Waarom neem je een sabbatical? Wat is jouw intrinsieke motivatie? Ook al heb je deze misschien niet zo open uitgesproken naar je werkgever..
Als je vooraf eigenlijk al weet dat je niet terug wil naar je baan en je in je sabbatical de tijd wil nemen om een andere baan te zoeken. Vraag je dan af of het wel helpend is om een sabbatical te nemen of je niet beter ‘gewoon’ ontslag kunt nemen.
Als je dan toch op dit punt gekomen bent, neem dan die stap, zodat je ook je echt committeert aan het vinden van een nieuwe baan en niet met 1 been in het oude blijft.
Toen ik mijn plan voor een sabbatical besprak met mijn toenmalige leidinggevende heb ik mezelf hardop deze vraag gesteld. Op dat moment was mijn intentie zeker om terug te komen, maar ik sloot niet uit dat ik tijdens de periode van afwezigheid op andere inzichten zou komen. Zo sprak ik af dat ik een periode van 3 maand onbetaald verlof nam met daarna een moment van evaluatie. Of ik zou dan besluiten om terug te komen maar nog wel mijn sabbatical te kunnen verlengen met max. 3 maanden (dus in totaal 6) en daarna weer aan het werk te gaan. Of ik zou bij het evaluatiemoment besluiten om ontslag te nemen.
Is het gelukt? Heb je alles geregeld? Of hebben deze tips je in ieder geval geholpen om je sabbatical goed te gaan regelen? Dan is het daarna vooral tijd om los te laten! De sabbatical reis kan beginnen!
