Als je denkt aan het verminderen van jouw ecologische voetafdruk, dan is de kans klein dat je aan e-mails denkt. Dat is tenslotte online, het weegt niets en kost geen grondstoffen. Toch kwam ik erachter dat het versturen en opslaan van e-mails voor veel uitstoot zorgt. Met een opgeruimde inbox verminderen we onze koolstofuitstoot en als bonus brengt het ook nog eens meer rust in ons leven.
Hoewel het qua gebruik is ingehaald door social media zoals Whatsapp, heeft bijna iedereen een e-mailadres. E-mail is een handige instrument. We kunnen meer inhoudelijke berichten sturen naar bekenden en minder bekenden, regelen er bestellingen mee en ontvangen heel veel leuke aanbiedingen. Die bij mij overigens altijd in de map ‘reclame’ blijven hangen. Wat ik nog niet eerder had beseft, is de impact van mijn volle mailbox op het milieu.
De impact van e-mail
Wereldwijd versturen we meer dan 246 miljard e-mails per dag, die allemaal een beetje CO2 uitstoten. Deze grote hoeveelheid e-mails produceert een uitstoot van 986.000 ton koolstofdioxide [1] per dag.
Een e-mail die koolstofdioxide produceert is voor de meesten van ons een abstract begrip. Ik probeer het je uit te leggen. E-mail bestaat uit data die via glasvezelkabels over de hele wereld verstuurd en in grote datacenters opgeslagen wordt. Deze datacenters verbruiken enorme hoeveelheden elektriciteit voor het versturen, verwerken, opslaan en analyseren van data. Bovendien moet het klimaat in een datacenter stabiel zijn en daarvoor is veel koelwater nodig. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de uitstoot, grondstoffen en het water dat nodig was om de dure datacenters neer te zetten.
Het bewaren van e-mails kost veel opslagruimte en omdat ze 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar moeten zijn, staan de servers altijd aan. Dus jaren nadat jij die mooie aanbieding vergeten bent, bestaat de nieuwsbrief nog steeds in je inbox en is de server ervoor aan het werk. Lang leve de cloud!
Auto rijdt één mail op 50 kilometer
Hoe vervuilend één e mail is verschilt een klein beetje per bron. Zo heeft Leave me Alone, een app om je uit te schrijven voor ongewenste e-mail, het over 4 gram CO2 per verzonden e-mail.
Maar ook dichterbij huis is er onderzoek gedaan. Zo heeft Jacqueline Cramer, hoogleraar Duurzaam Innoveren, uitgezocht dat 20 ontvangens mails per dag, gedurende één jaar opgeslagen, neerkomt op zo’n duizend kilometer rijden met je auto. Teruggerekend naar één mail is dat gelijk aan de CO2 uitstoot van een auto die 50 kilometer rijdt.
We realiseren ons niet dat 20 mails per dag, gedurende een jaar, gelijk staat aan 1000 kilometer rijden in de auto
Jacqueline Cramer
Stel dat je tien e-mails per dag ontvangt, die je waarschijnlijk niet eens allemaal leest. Dit kunnen waardeloze aanbiedingen, spam berichten of meldingen van social media zijn. Als je (een deel van) deze ongewenste nieuwsbrieven niet zou ontvangen, dan kun je jouw koolstof voetafdruk flink verminderen.
Wat kan ik doen om minder e-mail te ontvangen?
Toen ik na het lezen van deze informatie mijn eigen inbox opende, begon ik me een beetje te schamen. Sinds 2011 heb ik een grote collectie van meer dan 6000 e-mails opgebouwd. Velen daarvan zonder enige relevantie of functie om te bewaren. Verlopen nieuwsbrieven, oude tickets/bestellingen en herinneringen. Al jarenlang stoot ik, zonder dat ik mij er bewust van was, onnodig koolstofdioxide uit.
Tijd voor verandering. Ik besloot meteen aan de slag te gaan.
Nieuwsbrieven verwijderen en uitschrijven
Als eerste ging ik aan de slag met het ‘laaghangend fruit’. Ongelezen e-mailnieuwsbrieven. Deze komen bij Gmail op een apart tabje binnen en krijgen eigenlijk nooit aandacht. Voor elke nieuwsbrief nam ik de volgende stappen:
- Willekeurige nieuwsbrief openen en beoordelen op relevantie
- Niet relevant? Uitschrijven voor de nieuwsbrief, filteren op alle e-mails van deze afzender en verwijderen.
- Wel relevant? Inschrijving behouden, oude nieuwsbrieven verwijderen.
Een half uur later had ik 20% van mijn inbox verwijderd. Bam! 1200 e-mails en 5kg CO2-uitstoot per jaar minder.
Social media notificaties
Het volgende doelwit zijn de sociale notificaties. Facebook, LinkedIn, Twitter, Strava, Instagram, noem het maar op. Ze sturen allerlei berichtjes voor uiteenlopende redenen. Van vriendenverzoek tot aantal likes op je nieuwste selfie. Ik volgde opnieuw een aantal stappen:
- Notificatie bekijken
- Sociale netwerk openen en instellingen zoeken
- Toekomstige notificaties/meldingen uitzetten of minimaliseren
- Oude berichten filteren en verwijderen
Een kleine 10 minuten later had ik nog eens 600 berichten verwijderd en het aantal onnodige notificaties geminimaliseerd. Als ik nu dan toch een bericht krijg, dan weet ik in ieder geval zeker dat het gewenst is en ik er iets mee kan of moet.
Als je alleen deze twee maatregelen treft, dan pak je al een groot deel van het opslagprobleem aan. Zelf besloot ik nog een stap verder te gaan. De weg naar inbox zero.
Inbox zero
Inbox zero is het principe dat je een lege inbox hebt. Binnen de organisatie waar ik werk zijn een aantal collega’s hier aardig bedreven in en Evelien werkt over het algemeen ook zo. Een opgeruimde inbox voorkomt stress voor dingen die je nog moet doen of zou moeten hebben gedaan. Je hebt geen afleiding en je inbox wordt een soort to-do list. Staat er iets in je inbox? Dan kun je deze taak oppakken of de e-mail verwijderen als je er niets mee hoeft. En dat geeft focus en rust.
Alle e-mails verwijderen kon ik niet. Een aantal berichten van Evelien wil ik graag bewaren, net als wat andere mails die om wat voor reden dan ook, voor mij belangrijk zijn. Zelf neem ik de volgende stappen om een (bijna) lege inbox te bereiken:
Stap 1 – Tabbladen Gmail uitschakelen
De eerste stap is het uitschakelen van de tabbladen in Gmail. Zo komt al je e-mail in je inbox binnen. Geen verborgen opslag ruimtes dus.
Stap 2 – Labels toevoegen
Stap twee is het toevoegen van een paar gericht gekozen labels. Hierin bewaar ik belangrijke berichten, die ik om wat voor reden dan ook niet kwijt wil of tijdelijk moet bewaren.
Stap 3 – Slim zoeken en verwijderen
Stap drie is het beste samen te vatten als een aantal slimme zoekopdrachten. Selecteer alle e-mails die aan de zoekopdracht voldoen en verwijder ze. Denk aan zoektermen als:
- Wachtwoord vergeten
- Uw beoordeling
- Login of bevestig uw e-mailadres
- Bevestiging van uw bestelling
- Kalender melding
Daarnaast kun je het jezelf gemakkelijk maken door zoekoperators te gebruiken. Zo kun je in Gmail zoeken op berichten die ouder zijn dan een aantal jaar met ‘before:2005’ en kun je grote bestanden vinden met de operator ‘larger:10M’. Op die manier maak je jouw inbox nog wat sneller schoon.
Stap 4 – Handmatig doorlopen van overige e-mails
Stap vier is het handmatig doorlopen van de e-mail die nog is overgebleven. Vanaf hier begint het aanzienlijk meer tijd te kosten. Als je hier bent aangekomen (goed bezig!) heb je waarschijnlijk al zo’n 80% van je e-mails verwijderd. Jouw inbox stoot dan al veel minder CO2 uit dan daarvoor
Stap 5 – Stuur minder e-mail
Stap 5 is het beperken van verzonden berichten. Vanuit je privé e-mailaccount zul je waarschijnlijk niet zo vaak e-mails meer versturen, maar op je werk is dat misschien heel anders. Zo kun je veel zaken sneller en efficiënter regelen als je even langs je collega loopt. Een initiatief als e-mailloze vrijdag helpt daarbij. En dat is niet alleen fijn voor het klimaat, maar draagt ook bij aan een goede werkrelatie.
Verminder jouw koolstofuitstoot met minder e-mail
E-mail is een handig communicatiemiddel. Het is nuttig als je het goed gebruikt en kan een goed gereedschap zijn voor communicatie die je echt wil sturen en wil ontvangen. Toch kwam ik erachter dat ik veel informatie toegestuurd krijg die onbelangrijk voor mij is en dat dat ook nog eens bijdraagt aan veel CO2-uitstoot.
Een schone inbox geeft veel rust en helpt mij zowel privé als zakelijk om met meer focus te werken. Ik kan het je dan ook echt aanraden. Als je 6000 e-mails ziet staan is dat misschien best overweldigend. Maar het hoeft niet perfect te zijn. In een paar kleine stappen kun je al een flinke verbetering maken en elke e-mail die je minder stuurt scheelt minstens 4 gram CO2 uitstoot.
Hopelijk heb ik je voldoende tips en inspiratie te geven om eens flink de bezem door je inbox te halen en als je net als ik ook een paar duizend e-mails kan weg gooien, zijn we samen op weg naar een schonere en betere wereld.
Bibliografie:
De cijfers over e-mailverkeer en de impact op het klimaat komen uit twee bronnen. Deze vormen de basis en de inspiratie voor dit artikel. Wil je ze nog eens rustig doorlezen? Je vindt ze hieronder.
[2] https://www.nporadio1.nl/feit-of-fictie/18975-zo-vervuilend-is-het-sturen-van-een-mail
