E-mail is plat gezegd tijdverspilling. We besteden dagelijks veel van onze kostbare tijd aan het lezen, beantwoorden en opstellen van e-mailberichten. Bovendien is onze inbox net een lopende band waarvan we zelf de stopknop niet hebben en waar de e-mails blijven binnenstromen. Hoe hard je je best ook doet om de inbox leeg te krijgen, er komt nooit een einde aan.
Hoeveel tijd besteden we aan e-mail?
Gemiddeld ontvangt een Nederlander zo’n 40 tot 50 e-mailberichten per dag (als dit er voor jou minder zijn, lucky you!). Het lezen en eventueel opvolgen van een e-mail kost zo’n 3 minuten. Dat betekent dat we ongeveer 120 tot 180 minuten per dag bezig zijn met e-mailen. Tijd die we productief kunnen zijn of kunnen besteden aan andere nuttige of zelfs leuke dingen.[1]
E-mail is één van de meest tijdrovende taken die er bestaat. Maar het gaat nog verder dan dat. Het constante gevoel achter te lopen, kan namelijk ook nog eens zorgen voor controleverlies en stress.
Daarom is het een waardevolle stap om slimmer en vooral minder te e-mailen. Maar hoe doe je dat als je zelf niet de controle hebt over wat er binnenkomt?
Tijd winnen door minder en slimmer te e-mailen
There is a significant increase in survival for organisms that develop efficiency in handling the ongoing, repetitive requirements of their environments. [2]
Wie kleine verbeteringen kan maken op repeterende taken, wint op de lange termijn veel tijd. En dat geldt zeker voor e-mail. Wie dagelijks een kwartier minder met e-mail bezig is, wint meer dan 60 uur per jaar. Dat is anderhalve werkweek!
Wellicht zit jouw inbox ook propvol en klinkt minder e-mailen als iets dat niet voor jou is weggelegd. Of misschien ben je je er allang bewust van dat minder e-mailen je productiever maakt, maar ben je nog zoekende hoe dit in de praktijk toe te passen.
Ik geloof dat minder e-mail jou kan helpen om meer tijd over te houden voor belangrijke en leuke taken. Daarom deze tips om minder en slimmer te e-mailen!
10 tips voor controle over je inbox
Misschien denk je nu: “Oké, minder mailen levert een grote tijdswinst op, maar hoe doe ik dat dan?” Met deze tien tips word jij de baas over je inbox en win je elke dag veel tijd!
- E-mail op vaste tijden
- Beperk de tijd voor e-mail
- Mail niet
- Reageer, als je niet kunt reageren
- Verwerk je e-mail van nieuw naar oud
- (G)één nieuwsbrief
- ACTE
- Gebruik mappen met namen en nummers
- Leer sneltoetsen
- Verwijder al je oude e-mail
Tip 1: E-mail op vaste tijden
De eerste en misschien wel beste tip die ik ooit heb gelezen over effectief mailgebruik is om minder frequent te e-mailen. Uit het boek een werkweek van 4 uur:
Lees je e-mails twee keer per dag, eenmaal om 12:00 uur of vlak voor je gaat lunchen en eenmaal om 16.00 uur. Dit zijn de tijdstippen waarop je de meeste reacties op eerder verstuurde e-mails zult aantreffen. Lees je e-mails nooit meteen als je ‘s morgens binnenkomt. Alleen deze gewoonte al kan je leven veranderen. Het lijkt weinig, maar heeft enorme gevolgen.[3]
Wie bepaalt wat jij op een dag moet doen? Bepaal je dat zelf of laat je je leiden door je inbox? Natuurlijk moeten we vanalles regelen en een deel van de e-mail verdient absoluut een antwoord. Maar de ochtend is van jou, zodat jij kan doen wat het meest nodige is. Daarom is het openen van je inbox na 11:00 uur zo’n goed idee. Omdat je zelf de eerste uren van je dag kunt bepalen.
Misschien klinkt dit eng om je inbox uit te laten. Wat zullen mensen daar niet van vinden?
In de realiteit zal dit waarschijnlijk wel meevallen, maar vind je het toch te spannend, probeer het dan eens een week uit. Mocht het je niet bevallen, dan kun je altijd nog terug. Maar ik denk dat je nooit meer anders wil :)
Tip 2: Beperk de tijd voor e-mail
De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak zich uitbreidt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren. Oftewel, een taak kost zoveel tijd als dat je er voor vrijmaakt en dat geldt zeker voor e-mail.
Minder e-mailen is dus vooral een kwestie van de tijd beperken.
Zet een alarm of stel een wekker in en beperk de tijd tot maximaal 2 x 30 minuten. Prioriteer de e-mail en pak de belangrijkste zaken eerst op. Alles wat blijft liggen is waarschijnlijk minder belangrijk dan wat er in je functieomschrijving staat.
Tip 3: Mail niet
Is een e-mail versturen echt nodig? In veel gevallen niet.
Hoewel het op het moment van schrijven niet echt aansluit op de leefomstandigheden, is het soms net zo snel om langs te lopen. Dat is bovendien de ideale gelegenheid om te horen wat iemand echt van jouw idee vindt, in plaats van een e-mail met de reactie “geniaal idee”. Door even langs te lopen of te bellen kun je ook een betere band opbouwen met collega’s, door persoonlijk contact te maken.
Een andere aspect is dat e-mail gebruikt wordt alsof we aan het praten zijn. In plaats van tot de kern te komen proberen we een verhaal te vertellen, vragen we hoe het met de ander gaat en reageren we dat we de e-mail hebben ontvangen. Dit maakt e-mail alleen maar onoverzichtelijker en als je al een persoonlijke band hebt opgebouwd is het ook nog eens onnodig om op deze manier met elkaar te “spreken”.
Tip 4: Reageer, als je niet kunt reageren
Door op vaste tijden te reageren en de tijd voor e-mail te beperken kom je misschien situaties tegen waarin mensen langer dan 24 uur op jouw reactie moeten wachten. Dat is niet erg, zolang je maar laat weten dat je niet binnen 24 uur kunt reageren. Dit kun je als volgt doen:
Beste,
Bedankt voor je e-mail. Helaas ben ik op dit moment niet in de gelegenheid om binnen 24 uur te reageren. Ik verwacht over 2 dagen een uitgebreide reactie te kunnen geven.Mocht je voor die tijd vragen hebben, dan kun je het beste even bellen naar: …
Met vriendelijke groet,
Deze korte reactie doet 3 dingen. We maken ruimte voor onszelf, we geven een duidelijke verwachting en we moedigen de ander aan om de volgende keer te bellen in plaats van te mailen.
Wil je nog een stapje verder gaan? Zet dan in de titel de afkorting NRN (no reply necessary / geen reactie nodig) zodat je niet allerlei beleefdheid mailtjes ontvangt.
Tip 5: Verwerk je mail van nieuw naar oud
Als je ‘s ochtends (vanaf nu na 11:00 uur :)) je e-mail opstart, welke mail lees je dan als eerste? De oudste of de nieuwste? Mocht je beginnen met de oudste, dan is deze tip voor jou.
Begin met de e-mails waarvan je zeker weet dat ze relevant zijn en dat is in veel gevallen de nieuwste e-mail. Acties uit oude e-mails zijn nog wel eens verlopen en het is jammer als je net 5 minuten hebt besteed aan het formuleren van een antwoord.
E-mail van een maand of langer geleden (en in sommige beroepen misschien nog wel korter) zijn vaak niet meer de moeite waard om op te volgen. En als taken toch nog belangrijk blijken te zijn, komen ze vanzelf weer bij je terug.
Tip 6: (G)één nieuwsbrief
Weet je nog de grote stapels met folders die vroeger op de deurmat vielen en na twee dagen de papiercontainer in verdwenen? Veel nieuwsbrieven zijn de online variant van een stapel reclamefolders. Natuurlijk is het leuk om af en toe een kortingscode of het laatste nieuws van je favoriete webshop te ontvangen. Maar is het echt nodig?
Als je je op één nieuwsbrief zou mogen abonneren, welke zou je dan kiezen?
Misschien is het antwoord dat je er twee wilt, of wellicht geen één. Het aantal maakt niet uit, als je maar af en toe kritisch nadenkt over de nieuwsbrieven die je krijgt. En wees niet bang voor FOMO. Die nieuwsbrieven gaan nergens heen, dus mocht je later alsnog besluiten dat je het interessant vindt om te lezen, kun je je altijd opnieuw aanmelden.
Nieuwsbrieven ontvangen lijkt misschien onschuldig, maar het vraagt nog steeds tijd en aandacht. We moeten onze kostbare beslissingsenergie gebruiken om te bepalen wat we met de informatie gaan doen.
Het minimaliseren van nieuwsbrieven scheelt dus niet alleen tijd, we houden ook meer energie over voor belangrijke zaken. Bijkomend voordeel: Het bewaren en versturen van een e-mailbericht kost gemiddeld 4 gram koolstofuitstoot. Dus door je uit te schrijven voor nieuwsbrieven, verlaag je ook nog eens jouw CO2-uitstoot.
Tip 7: ACTE
We weten nu hoe we onze tijd in de inbox moeten beperken, maar wat doen we dan met alle e-mail die wel gewoon binnenkomt? Die gaan we op een efficiënte manier verwerken, zodat we in een korte tijd veel gedaan krijgen.
Om dat effectief te doen, kun je het ACTE-systeem van Jan-Willem van den Brandhof (of een variant daarop) gebruiken:
A = Act (afhandelen)
C = Classify (classificeren)
T = Transmit (overdragen/delegeren)
E = Eliminate (elimineren)
Door eerst de e-mail te categoriseren en pas daarna te verwerken kunnen we veel tijd besparen. Beoordeel voor elke e-mail of het iets is dat je moet afhandelen, classificeren, overdragen of elimineren.
10 procent van de e-mail kun je waarschijnlijk direct afhandelen. 20 procent vraagt om een classificering – wat en wanneer gaan we deze taak oppakken. 30 procent kun je direct overdragen aan een ander en 40 procent van de mail kan direct weggegooid worden. [3] Dat betekent dat bijna 70 procent van de e-mail geen actie van jouw kant vraagt. Als je het over tijdbesparing hebt.
Tip 8: Gebruik mappen met namen en nummers
Ik geef niet graag tips over het toevoegen van mappen in een inbox. In veel gevallen ontstaat er namelijk een wildgroei met folders en subfolders, waardoor het overzicht compleet wegvalt. Onbelangrijke mappen worden vaak vergeten en zo raakt onze inbox alsnog weer overvol.
Toch kan het toevoegen van enkele mappen best handig zijn om prioriteit te bepalen of om snel naar bepaalde e-mails te zoeken. Laat wel alle e-mail op je inbox binnenkomen, zodat je niet per ongeluk een map vol ongelezen e-mails verzamelt.
Zelf heb ik mijn inbox als volgt ingedeeld:
1. belangrijk
2. bestellingen
3. nieuwsbrieven
Een combinatie van namen en cijfers is het handigst. Omdat het iets zegt over de prioriteit en ik direct kan zien waar het over gaat.
Tip 9: Leer sneltoetsen
E-mailen is hoofdzakelijk typwerk. Dus waarom zou je tussendoor je muis gebruiken? Niet alleen moet je de hand van het toetsenbord naar de muis verplaatsen, na het klikken moet je de hand weer zorgvuldig terugplaatsen op het toetsenbord om verder te kunnen typen. En dat is zonde van de tijd.
Onze hersenen weten precies wat ze willen, daar is geen ingewikkelde oog-handcoördinatie voor nodig. Door sneltoetsen te gebruiken versimpelen we de handelingen, zodat we herhalende taken sneller kunnen uitvoeren.
Het volgende stuk gaat dieper in op het gebruik van Gmail en ik geef je tips voor hoe ik met 13 sneltoetsen in een paar minuten mijn inbox kan bijwerken en ordenen. Mocht je geen Gmail gebruiken of benieuwd zijn naar de laatste tip, sla dit stuk dan gerust over.
Sneller lezen
- Navigeren: PIJL OMHOOG & PIJL OMLAAG
- E-mail openen: ENTER
- Naar volgende e-mail: K
- Naar vorige e-mail: J
Sneller archiveren
- E-mails selecteren: X
- Geselecteerde e-mail verplaatsen: V
- Geselecteerde e-mail verwijderen: # (SHIFT + 3 / CMD + 3)
- Geselecteerde e-mail labalen: L
- Markeren als ongelezen: SHIFT + U
- Markeren als gelezen: SHIFT + I
Sneller verzenden
- E-mail beantwoorden: R
- E-mail doorsturen: F
- Nieuwe e-mail opstellen: C
Misschien voelt het gebruik van sneltoetsen als erg geavanceerd, maar je kunt er erg veel tijd mee winnen en dat maakt het het proberen waard. Pak deze lijst er nog eens bij of schrijf de 13 sneltoetsen op een briefje. Zo gebruik je ze niet alleen, maar leer je ze ook meteen uit je hoofd.
Vanaf nu is het verwerken van je e-mail geen marathon meer, maar een sprint en ben jij een goed geoliede machine die zijn inbox in een paar minuten verwerkt.
Tip 10: Verwijder al je oude e-mail
Als je veel e-mails hebt ontvangen kun je er altijd nog voor kiezen om in één klik alles weg te gooien. Zo kun je met een schone lei beginnen en dat kan erg prettig zijn.
Natuurlijk moet je dit niet elke week gaan doen, maar na een lange vakantie of een sabbatical kan dit erg bevrijdend zijn.
Wat doe je dan met alle belangrijke e-mails? Ik zeg het nog maar een keer. Als e-mailtaken echt belangrijk zijn, dan vinden ze hun weg wel weer terug.
Natuurlijk kun je het ook rustiger aandoen en langzaam je inbox leegmaken (is ook goed voor het verminderen van CO2-uitstoot).
Tot slot kun je er voor kiezen om alles voor een bepaalde datum weg te gooien. In Gmail doe je dit door in de zoekbalk in te typen: before:2009/01/01
Conclusie
Until we have begun to go without them, we fail to realize how unnecessary many things are.
Seneca
E-mail kost veel tijd en de lopende band stopt nooit, maar nu weet je wel hoe je minder en slimmer kunt e-mailen. Welke pakketjes je gerust kunt laten vallen en dat je niet altijd aan de lopende band hoeft te staan.
Misschien voel je nog blokkades om hiermee aan de slag te gaan en voel je niet de noodzaak. Maar we zullen pas ervaren hoe onbelangrijk e-mail is als we het minder gaan doen.
Vraag jezelf eens af hoe dominant jouw e-mail of inbox is op een dag? Wat voel je als je een dag je (werk) inbox niet zou openen? Begin jij je dag altijd met het checken van je mail?
Mocht je het gevoel hebben gekregen dat je alles tips moet toepassen, dat is zeker niet het geval. Het hoeft niet perfect. Mijn persoonlijke favorieten zijn e-mailen op vaste tijden (tip 1) en werken met sneltoetsen (tip 9). Alleen met deze tips kun je al veel tijd winnen en focus in je dag aanbrengen.
Ik hoop dat je de tijd die je overhoudt kan gebruiken om mooie dingen te doen.
Voetnoten
[1] Cijfers uit: Lees!, 2005, Jan-Willem van den Brandhof
[2] Shane Parish, 2020, The Great Mental Models, Volume 2: Physics, Chemistry and Biology.
[3] Timoty Ferris, 2005, Een werkweek van 4 uur
