5 tegenstellingen voor modern timemanagement in je werk

5 tegenstellingen voor modern timemanagement in je werk

Ik werk voor een werkgever. Ik ben dus geen zzp’er of eigen baas en werk gewoon hard voor een ander. Zo zou je het kunnen zien tenminste. Maar dat betekent niet dat ik geen baas ben over mijn eigen uren. Want baas of geen baas, uiteindelijk bepaalt iedereen zelf waar hij zijn tijd en energie aan geeft op een dag.

Ik leg je middels vijf tegenstellingen uit hoe jij de meester kan zijn over jouw werk, een goede urenverdeling kan maken en je tijd op een goede manier kunt benutten. Vijf moderne inzichten als het aankomt op jouw timemanagement.

Durf jij de baas te zijn over je eigen tijd?

1. Kies je voor snelheid of richting?

Op een warme zomerdag in 2003 hoorde ik dat ik de derde klas van de middelbare school niet had gehaald. Huilend stond ik in de garage. Ik wist dat ik zelf verantwoordelijk was voor mijn nalatigheid, maar toch kwam het als een schok binnen.

Helaas was ik de ezel die zich twee keer aan dezelfde steen stoot. Want in de zomer van 2005 kreeg ik opnieuw een telefoontje. “Remco, je hebt de vierde klas niet gehaald,” zei een stem aan de andere kant van de lijn.

Wat had ik toen graag willen stoppen met school. Het voelde als tijdverspilling en ik voelde me een grote mislukking. Maar, na gesprekken met mijn vader, koos ik ervoor om mijn opleiding af te maken. Ik koos, zonder er bewust van te zijn, voor richting en niet voor snelheid.

Heel snel maar nergens heen gaan

Je kunt heel snel gaan, maar als je niet de juiste richting hebt, dan kom je nooit op de plaats van bestemming. Of je kunt heel langzaam gaan, maar dan wel met de juiste koers. Uiteindelijk zul je dan je doel bereiken, wat dat doel dan ook is.

TIP: Zo kies je richting in je werk

In ons werk hebben we vaak te maken met de tegenstelling tussen richting en snelheid. Herken jij dit en heb jij hier moeite mee? Probeer dan morgen gedurende de dag jezelf het volgende af te vragen: Ga ik voor snelheid of kies ik de juiste richting?

  • Raffel je dat rapport vandaag af of lever je het over twee dagen compleet in?
  • Neem je snel een beslissing omdat het overleg is afgelopen of plan je een nieuwe afspraak in? 
  • Wil je elk jaar een andere functie of ben je bereid om te wachten, te leren en je kennis te verdiepen?

Het is een misverstand om te denken dat snel bewegen hetzelfde is als werkelijk ergens heengaan.

Steve Goodier

2. Kies je voor urgent of belangrijk?

Te veel van onze tijd besteden we aan urgente zaken. Maar wat betekent urgent? Meestal hebben we het dan over dingen die nu op ons pad komen. Iets waar we nu direct onze tijd aan moeten besteden. Urgente taken komen vaak voort vanuit uitstelgedrag. Ik geef je een voorbeeld.

Als ik op vakantie ga vergeet ik nooit iets. Behalve die ene keer dat ik besluit om mijn tas pas op het laatste moment in te pakken, zodat ik ‘s avonds nog een aflevering van mijn favoriete serie kan kijken. Gehaast pak ik de volgende ochtend mijn spullen bij elkaar en vergeet ik mijn toilettas.

Uitstelgedrag en urgentie

Eigenlijk zijn urgente taken niets anders dan uitgestelde belangrijke taken. Mijn tas inpakken was gisteren al belangrijk. Door het uit te stellen werd het urgent.

Als je goed plant en de juiste prioriteiten stelt, dan zul je ontdekken dat maar weinig urgente last-minute taken belangrijk zijn. Want meestal heb je de echte belangrijke dingen al gedaan toen je er de tijd voor had.

Als je je laat leiden door de urgentie van taken dan zul je ook telkens de belangrijke dingen op het laatste moment moeten doen.

TIP: Zo kies je voor belangrijk in je werk

Wil je meer inzicht krijgen in wat belangrijk is? Dan is een agenda, dagboek of takenlijst een goed begin. Schrijf alle belangrijke dingen op en handel ze af zodra je tijd hebt. Durf ook gerust eens NEE te zeggen tegen urgente taken. Schrijf ze op je lijst en doe ze op een later moment. Je zult zien dat veel urgente taken over een week helemaal niet meer zo belangrijk zijn.

Het bekende Eisenhower model kan je hierbij helpen door in te delen of je taken wel of niet dringend zijn en wel of niet belangrijk. Moet je de taak echt doen, of kun je het inplannen, moet je het delegeren of misschien wel gewoon elimineren.

“I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Dwight D. Eisenhower

3. Jaag je op konijnen of olifanten?

De Amerikaanse zakenman Thomas Boone Pickens zei eens: “Achtervolg geen konijnen als je op olifanten gaat jagen.”

Het is de perfecte analogie voor hoe we vaak ons werk doen. In plaats van te beginnen met onze grotere doelen spenderen we eerst een uur in onze inbox, om vervolgens een bakje koffie te drinken, een vergadering in te gaan en dan nog even snel het laatste nieuws op social media te lezen.

Bezig werk doen

In het Engels hebben ze hier een woord voor. Busywork. Het kan je het gevoel geven dat je veel doet, ja zelfs de illusie wekken dat je productief bent. Maar bezig zijn betekent niet dat je productief bent. Je hebt wel snelheid, maar geen richting. 

Daarom is het zo belangrijk om één ding tegelijk te doen. Om je te richten op je grote doelen en je niet te laten afleiden door kleine taken. Om jezelf af te vragen: “Jaag ik achter konijntjes aan of tackel ik die olifant vandaag?”

Houdt voor jezelf eens een dag bij om te zien hoeveel tijd je aan deze activiteiten besteedt: vergaderingen, telefoontjes, e-mails, notificaties, koffiegesprekken, whatsappjes.

TIP: Zo jaag je op olifanten in je werk

Heb je er ook moeite mee om je olifanten te tackelen? Dan kan het je helpen om aan het einde van de dag de olifant voor morgen op te schrijven. Je onderbewuste krijgt dan de tijd om alvast over deze grote taak of probleem na te denken.

In de ochtend begin je je werkdag zonder telefoon en zonder je nieuwe mails te lezen. Dat komt later wel. Nog voordat je iets anders gaat doen, haal je eerst die olifant neer. Dat bedoelen we niet letterlijk natuurlijk.

“When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits”

T. Boone Pickens

4. Speel je het korte- of lange spel?

Een andere manier om naar werk te kijken is om het te vergelijken met een kort of met een lang spel. Op de korte termijn zijn we gehaast en willen we nu resultaat behalen. Op de lange termijn zijn we geduldig en willen we uiteindelijk resultaat behalen.

Niemand is hier beter in dan de twee beroemde zakenpartners en investeerders Charlie Munger en Warren Buffett. Zij kijken systematisch naar de lange termijn. Elke investering die ze doen gaat niet over opbrengst over een maand of over een jaar, maar over opbrengst in tien of vijftig jaar. Het resultaat? Voor een enkel aandeel van hun bedrijf (Berkshire Hathaway) moet je nu een flinke hypotheek afsluiten (338.380,00).

TIP: Speel het lange spel

Misschien krijg je vandaag die promotie niet, dat is jammer. Maar speel het lange spel, leer en ontwikkel elke dag en jouw beloning komt ‘vanzelf’. Misschien heeft wat je doet qua werkzaamheden naar jouw idee geen invloed, maar wie weet wat het op de lange termijn brengt.
Je kunt er verder voor kiezen om:

  • Die vervelende klant niet te bellen, maar wie weet vloeit er een waardevol contract uit. 
  • Een lastige taak uit te stellen, maar als je het blijft proberen word je er vanzelf beter in. 
  • Vandaag op de bank te hangen, maar als je er voor kiest om te sporten voel je je de rest van de week waarschijnlijk fitter.
  • Tv te kijken, maar je kan ook een boek lezen en je kennis verrijken voor de langere termijn.

“A society grows great when old men plant trees whose shade they know they shall never sit in.”

Grieks spreekwoord

5. Bestaat jouw leven uit dead time of alive time? 

Snelheid, urgentie, konijntjes, het korte spel. Dit zijn allemaal aspecten van dead time.

Richting, belangrijk, olifanten, het lange spel. Dat is waar het om draait bij alive time.

Het principe van alive time versus dead time komt van Robert Greene, die het doorgaf aan zijn protégé Ryan Holiday:

One [dead time] is when you sit around, when you wait until things happen to you. The other [alive time] is when you are in control, when you make every second count, when you are learning and improving and growing.

In dead time zijn we afwachtend. Hopende dat ons iets goeds overkomt. In alive time hebben we controle, zorgen we dat elke seconde telt. Het is de tijd die je spendeert om jezelf te verbeteren. En denk niet dat dat alleen maar kan als de setting optimaal is.

Rubin “Hurricane” Carter werd ten onrechte gevangen gezet voor een driedubbele moord. Voor velen van ons zou dat een reden zijn om op te geven. Maar niet voor Rubin. Natuurlijk, hij had zijn tijd in de gevangenis kunnen uitzitten. Klagen over hoe slecht hij behandeld was. Wie zou dat hem kwalijk nemen?

Maar hij koos ervoor om iets te leren en zichzelf te ontwikkelen, te ontplooien. Hij koos ervoor om elke minuut, elke seconde te gebruiken voor zijn rechtszaak. Na twee slopende rechtszaken werd hij 19 jaar later vrijgesproken.

TIP: De volgende keer dat je in de file staat…

De volgende keer dat je een slechte dag op je werk hebt of je weer eens in de file staat, bedenk dan dat je een keuze hebt. Je kan in de file een podcast luisteren of in stilte genieten. Op je werk kun je jezelf ontwikkelen, ook als je het al een tijd doet. De moeilijke werkzaamheden kun je zien als tegenstand, als een kans om jezelf sterker te maken.

Jij kan jouw werk als alive time zien en als dat je niet lukt, ga dan iets anders doen. Want hoe moeilijk dit soort beslissingen ook zijn, uiteindelijk heb je echt weinig baat bij dode tijd.

“The worst thing in life that you can have is a job that you hate, that you have no energy in, that you’re not creative with and you’re not thinking of the future. To me, you might as well be dead.”

Robert Greene

De tijd die je op je werk doorbrengt

We brengen veel tijd op ons werk door en ook buiten onze baan zijn er veel werkzaamheden waaraan we onze tijd kunnen en mogen geven. Jij kiest hoe je dat wil doen. Ga je voor:

Snel, urgent, kort en dood?

of

Richting, belangrijk, lang en levend?

Ook al is de keuze soms moeilijk, ik weet wel wat ik graag wil. Ik ga voor richting, belangrijke taken, de lange termijn en levende tijd. Dat is hoe ik mijn tijd op mijn werk wil besteden. 

Die positieve houding geeft kracht en energie. Het maakt me wijzer, geeft geluk en vrede. Het zorgt voor een sterke innerlijke burcht. 

Doe je met me mee?

Doorlezen:

Ben je enthousiast geworden of geïnspireerd geraakt om wat met je werkindeling en taken te doen? Of wil je meteen aan de slag om meester te worden over jouw werkuren? Deze verhalen helpen je verder op weg:

  1. Evelien over jouw werk als middel of als doel
  2. Mijn zoektocht naar meer tijd
  3. Waarom discipline beter is dan motivatie
  4. Een andere kijk op de definitie van een droombaan

Bronnen:

Wil jij ook meer van minder?

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Je e-mailadres wordt niet gedeeld met anderen