Stofzuigen, rekening betalen en boodschappen doen. Weer 3 items toegevoegd aan een lange to-do-lijst, die steeds meer begon te lijken op een hoofdstuk uit het meest saaie boek ter wereld. Met in de hoofdrol taken als werken en schoonmaken en bijrollen voor taken als planten water geven, meterstanden doorgeven, geld overboeken, kaartje sturen naar oma en een nieuwe zomerjas kopen.
“Waarom doe ik dit mezelf aan?”, dacht ik terwijl ik de laatste taak aan mijn to-do-lijst toevoegde.
Misschien heb je net als ik had, de moed opgegeven om met een to-do-lijst te werken. Voor elke taak die je afstreept, komen er zeker twee nieuwe voor in de plaats en zo wordt de lijst alleen maar langer en langer, totdat je uiteindelijk vol frustratie het laatste klad verfrommeld in de prullenbak gooit. En vervolgens weer opnieuw begint…
Het goede nieuws is: je bent niet de enige die worstelt met allerlei varianten op to-do lijstjes. En voordat je beslist om voorgoed ermee te stoppen ze te maken, wil ik je een aanpak meegeven die ook voor jou kan werken!
Maar voordat we daar zijn, gaan we eerst kijken waarom to-do-lijsten NIET goed werken.
Waarom werken to-do-lijsten niet?
Onze to-do-lijsten krijgen vaak niet het respect dat ze verdienen. We schrijven ze achterop een gescheurde envelop, op een oud bonnetje of in het beste geval op een los vel papier.
Daarnaast zijn onze lijsten ook nog eens erg lang. Een actielijst met 25 verschillende taken erop lijkt meer op een willekeurige hersendump dan op een gericht actieplan en is dan ook niet geschikt voor het efficiënt uitvoeren van taken. Met zo’n lijst verliezen we al snel het overzicht.
Geen overzicht
Een to-do-lijst met 25 (of meer!) verschillende taken erop is ontzettend onoverzichtelijk. Zelfs wanneer we de taken trouw uitvoeren raken we snel het overzicht kwijt.
Dat komt in de eerste plaats doordat zo’n to-do-lijst geen eindpunt heeft. Natuurlijk, als ie vol is, is ie vol, maar tot die tijd kunnen we taken blijven toevoegen tot het papier helemaal volgeschreven is. Of dat nu een dag, een week of een maand duurt.
Daar komt nog bij dat we taken niet altijd op volgorde kunnen uitvoeren. Het laatste punt op de lijst kan urgenter zijn dan een eerder punt. Zo’n lange to-do-lijst is dan al snel een wirwar van doorgestreepte en open taken. Op zijn minst onhandig en op zijn meest compleet onbruikbaar.
En dat leidt in veel gevallen tot to-do-lijst stress.
To-do-lijst stress
Elke dag een lange lijst met taken zien, vraagt al veel energie en is mentaal vermoeiend. Je wordt continue geconfronteerd met alles wat je allemaal nog moet doen de komende periode. En dan hebben we de taken nog niet eens uitgevoerd!
In plaats van dat zo’n lijst ons helpt om in actie te komen, zorgt het voor uitstelgedrag. Er is zoveel te doen en in structureel te weinig tijd, dat we niet weten waar we moeten beginnen. We zien er als een berg tegenop en kunnen zelfs last krijgen van to-do-lijst stress.
Nog even samengevat. Een “foute” to-do-lijst:
- is onoverzichtelijk
- is lang
- heeft geen einddatum
- geeft stress
- zorgt voor uitstelgedrag
Het mag duidelijk zijn dat dergelijke lijsten ons niet effectief verder helpen. Zelfs al schrijf je het niet op een los papier, maar in een mooi schriftje met wellicht gekleurde pennen. Als het alleen een opsomming betreft, gaat het niet werken.
Maar is er een alternatief? En stel dat we onze oude to-do-lijst weggooien en een nieuwe mogen maken. Waaraan zou zo’n to-do-lijst dan moeten voldoen?
Waaraan voldoet een goede to-do-lijst?
Een goede to-do-lijst begint met het juiste materiaal. Geen oude bonnetjes of losse A-4tjes, dat is voorgoed voorbij. Een takenlijst die we serieus willen nemen schrijven we in een stevig notitieboek of bullet journal. Verder willen we ervoor zorgen dat onze to-do-lijst:
- overzichtelijk is
- kort & krachtig is
- tijdgebonden is
- stress voorkomt
- actiegericht is
Dat klinkt natuurlijk nog niet echt spannend en had je waarschijnlijk zelf ook al wel bedacht. De echte kracht van een to-do-lijst zit dan ook niet in deze basic punten, maar in twee andere voorwaarden.
- Een goede to-do-lijst is een verlengstuk van onze hersenen
- Een goede to-do-lijst legt onze intenties en reflecties vast
Ik zal je uitleggen wat ik hiermee bedoel.
1. Verlengstuk van je hersenen
Een goede to-do-lijst is een verlengstuk van onze hersenen. Dat betekent in de eerste plaats dat het taken uit ons hoofd moet verplaatsen naar papier, zodat we meer ruimte over houden om na te denken over andere zaken en tot rust kunnen komen.
Maar we willen ook de gedachte “ik heb het idee dat ik iets vergeet” voorkomen. Dat betekent dat we volledig op de to-do-lijst moeten kunnen vertrouwen. En dat alles erop staat wat je echt wilt of moet doen.
Nu vraag je je misschien af: “Krijgen we dan niet weer een lange takenlijst die stress geeft?”. Dat leg ik je straks uit. Laten we eerst even kijken naar de tweede voorwaarde van onze to-do-lijst.
2. Intentie en reflectie
Een goede to-do-lijst helpt ons om productiever te zijn. Door het vastleggen van onze intenties weten we ook lang nadat onze gedachten vervlogen zijn, nog precies wat we van plan waren om te doen.
Er zullen onvermijdelijk dingen op onze lijst komen die we uitstellen, niet meer willen doen of niet meer hoeven te doen.
Daarom is reflectie een cruciaal onderdeel van onze nieuwe to-do-lijst. Wat hebben we gedaan? Wat niet? Waarom is dat toch niet gelukt en wat vinden we daarvan? Hoort het nog wel thuis op de lijst of ligt het gewoon niet meer in lijn met mijn intentie.
Nu begrijp je ook meteen waarom onze to-do-lijst een eigen notitieboek of bullet journal verdient. Alleen op die manier kunnen we over een langere periode terugkijken om te zien of we al onze taken hebben afgerond of dat we ergens zijn vastgelopen.
Nu we de basisvoorwaarden duidelijk hebben (overzicht, tijdsgebonden, kort en krachtig, actiegericht) en weten dat onze lijst ook een verlengstuk is van onze hersenen en we onze intenties er ook bij schrijven om op te kunnen reflecteren, is het tijd om ermee aan de slag te gaan!
Hoe maak ik een goede to-do-lijst?
De oplossing voor onze lange, never ending, to-do-lijst is niet minder, maar juist MEER to-do-lijsten maken. Alleen dan gericht op thema’s of gekoppeld aan een moment. Ik zal je vertellen hoe ik dat doe.
To-do: intenties
Aan het einde van elke dag schrijf ik in mijn Bullet Journal een lijstje met 3-5 dingen die ik de volgende dag wil doen. Dat vraagt misschien tien minuten van mijn avond, maar in ruil daarvoor heeft de volgende dag een fundament gekregen. In plaats van alles proberen te doen, weet ik dat ik tevreden ben als ik de 3-5 taken van mijn lijst heb gedaan.
Natuurlijk komt er weleens iets tussendoor of rond ik een taak niet af omdat ik minder energie heb en dat is prima. Het gaat erom dat we bepalen welke richting we op willen sturen, zonder te veel afhankelijk te zijn van onze steeds wisselende gedachten en gevoelens.
Onze lijst is nu tijdgebonden (namelijk dagelijks) en kort en krachtig, maar we missen nog de reflectie. Dat werkt als volgt:
To-do: reflectie
Aan het einde van de dag evalueer ik welke van de 3-5 taken ik heb afgerond en welke taken zijn blijven liggen. Daarna schrijf ik de datum van morgen op en bekijk ik welke van de overgebleven taken ik wil meenemen naar de volgende dag. [1]
Nu denk je misschien: “Dat overschrijven is hopeloos inefficiënt”, maar het heeft een belangrijke functie. Want als ik de moeite niet wil nemen om het over te schrijven, waarom zou ik de taak dan wel gaan uitvoeren? Iets wat aanzienlijk meer energie vraagt.
De kracht hiervan wordt pas duidelijk als we een taak gedurende meerdere dagen zien terugkomen. Dat kan erop duiden dat we uitstelgedrag vertonen of dat we de taak niet echt willen uitvoeren. Door je vervolgens af te vragen waarom je een taak als het betalen van de rekeningen al zo lang uitstelt, krijg je meer inzicht in je eigen leven en dat geeft de mogelijkheid tot groei. Misschien moet je er hulp bij vragen?
TIP: Als je dagelijks reflecteert op je gedane (en niet gedane) taken, neem dan ook even de tijd om op te schrijven waar je die dag dankbaar voor bent. Zo werk je naast je productiviteit ook aan je tevredenheid.
Onze to-do-lijst voldoet nu aan bijna alle voorwaarden die we hebben gesteld: hij is tijdsgebonden, kort en krachtig, voorkomt uitstelgedrag en vermindert stress, maar hoe zit dat met een verlengstuk van onze hersenen? Oftewel, wat doe ik met mijn overgebleven taken die ik wel in mijn hoofd heb maar niet tussen de 3-5 dagelijkse taken passen? Hoe onthoud ik die?
Wat moet ik doen met de overgebleven taken van mijn oude to-do-lijst?
De to-do-lijst zoals we die aan het begin beschreven was eigenlijk niet meer dan één grote vergaarbak of hersendump. Het op papier zetten van gedachten, ideeën en idealen heeft nog steeds een functie, maar niet binnen onze nieuwe to-do-lijst.
In plaats daarvan kunnen we eens per maand een lijst maken met alle plannen, ideeën en dromen die we op dat moment hebben, voor die maand. Deze kunnen we vervolgens als inspiratie gebruiken voor onze dagelijkse to-do-lijst. Zo hebben we het beste van beide werelden. Een misschien wel ambitieuze wensenlijst met al onze (maandelijkse) plannen en een realistische beknopte to-do-lijst die ons op dagelijks niveau helpt om ze uit te voeren.
Kan ik mijn to-do-lijst digitaal bijhouden?
De beschreven manier van een werkende to-do-lijst kun je natuurlijk ook online, in Google Keep of een digitale kalender bijhouden, maar ik raad het je persoonlijk niet aan.
Allereerst raak je snel het overzicht kwijt, omdat de lijst letterlijk oneindig lang kan zijn. Bovendien verlies je mogelijk het aspect van reflectie, omdat je niet in één oogopslag kan zien wat je een paar dagen geleden gedaan hebt.
Zelf heb ik jarenlang in Google Keep mijn lijsten en taken bijgehouden, maar toen ik eenmaal begon met een notitieboek was ik meteen verkocht. Ik gebruik graag de Nuuna Bullet Journal (gekocht bij MyLovelyNotebook). Uiteraard blijft het een persoonlijke keuze en zijn er ook andere motieven om niet te kiezen voor een papieren variant.
Het gaat om het proces, niet om het eindproduct
Een to-do-lijst volgens bovenstaande principes gaat niet zozeer om de taak afronden en wegstrepen (het doel) maar om het proces. Door te kijken wat we wel en niet hebben gedaan ontdekken we onze interesses en onze valkuilen en worstelingen. En dat inzicht kan je weer helpen om de bron van stress aan te pakken.
Ik realiseer me dat een to-do-lijst iets persoonlijks is en dat iedereen zijn eigen voorkeur heeft. Toen ik voor de zoveelste keer vastliep met mijn oude to-do-lijsten, ging ik op onderzoek uit en kwam ik de Bullet Journal methode van Ryder Carroll tegen.
Door zijn boek ontdekte ik dat een goede to-do-lijst energie geeft, in plaats van energie vraagt. Dat het ons in beweging brengt en ons motiveert om onze taken uit te voeren. Het betreft niet zomaar een papier met een lijst met zo snel mogelijk weg te strepen taken, maar meer een plek waar je opschrijft wat er in je leeft.
Ik kan alleen maar hopen dat je geïnspireerd bent geraakt om ook eens te kijken naar je eigen varianten van een to-do-lijst en dat je bovenaan je oude to-do-lijst zet: “nieuwe to-do-lijst maken”.
Voetnoot:
[1] Ryder Carroll, de auteur van De Bullet Journal Methode noemt dit migratie en inspireerde mij om mijn to-do-lijst aan te passen tot de versie die het nu is. Overigens is zijn hele boek de moeite waard om te lezen als je meer over intenties, productiviteit en to-do-lijsten wilt weten.
